In diesem Artikel werde ich:
- Versuchen den Mythos zu widerlegen, dass asynchrone Kommunikation in MS Teams zusätzliche Zeit beansprucht.
- Aufzeigen wie derartige Kommunikation sogar Zeit im Team einspart und zusätzlichen Nutzen bringt.
- Einige grundlegenden Regeln aufzeigen, um Nutzen daraus zu ziehen.
Einstieg
Die Einführung von Tools wie Microsoft Teams stößt nicht immer auf Gegenliebe bei den potenziellen Nutzer*innen. Schnell werden derartige Anwendungen als zusätzlicher Kommunikationskanal gesehen, in dem wieder eine Flut von Nachrichten beantwortet werden muss. In Zeiten der Informationsflut klingt das nach einer zusätzlichen Belastung für jedes einzelne Teammitglied.
Sätze wie “Ich schaffe es jetzt nicht einmal alle Emails zu lesen, geschweige denn Artikel im Intranet, wie soll ich dann noch auf alle MS Teams Nachrichten antworten” oder “Ich schreibe das nicht in MS Teams, weil ich meine Kolleg*innen nicht mit Informationen bombardieren möchte” sind mir schon oft gesagt worden.
Einige Mythen
Auf Twitter startete ich einen kleinen Aufruf und sammelte einige Mythen über MS Teams.
Auf einige Mythen die mir selber begegnet sind möchte ich hier gerne eingehen:
MS Teams ist ein zusätzlicher Kommunikationskanal
Ja, es handelt sich bei MS Teams um einen weiteren Kommunikationskanal. Aber: Wird dieser Kanal sauber genutzt, kann er sowohl eine große Anzahl von Emails als auch einige Meetings ersetzen. Das spart im Endeffekt Zeit. Und: Es geht nicht nur um Kommunikation, es geht um digitale Zusammenarbeit.
Ich muss alle Nachrichten in MS Teams lesen
Genau das ist ein Trugschluss, sofern saubere Kommunikationsregeln im Team vereinbart wurden. @Mentions sollten beispielsweise mit Bedacht gewählt werden, so dass klar ist welche Nachricht direkt adressiert wurde und welche Nachricht nur von allgemeinem Interesse ist. Ich sage immer: “MS Teams ist nicht eure Outlook Inbox”, sprich: Nicht alles was in Teams steht ist an euch adressiert und muss gelesen werden.
Durch MS Teams werden Teilnehmer*innen mit Informationen bombardiert
Das ist insofern richtig, als das die Kommunikationsregeln im Team nicht vereinbart wurden. Mit Blick auf den vorherigen Punkt kann der Satz aber viel besser umformuliert werden in “Durch MS Teams wird Teilnehmer*innen der Zugang zu Informationen gewährt“. Es bedeutet also, dass die Informationen zwar bereitgestellt werden, aber nur bei Bedarf abgerufen bzw. gelesen werden sollten.
MS Teams kostet viel Zeit
Ja und Nein. Natürlich muss Zeit investiert werden um Informationen in MS Teams zu teilen. Es kostet jedoch nicht mehr Zeit, als eine E-Mail zu schreiben (und dann noch den richtigen Verteiler zu wählen) oder später sogar auf diverse Nachfragen einzeln (und ggf. intransparent für Andere) zu antworten. Außerdem kann durch MS Teams synchrone Kommunikation, wie sie in Meetings stattfindet in bestimmten Situationen durch asynchrone Kommunikation ersetzt werden, so dass mindestens dem Empfänger*innen-Kreis einige Zeit erspart wird.
MS Teams Nutzung für Projektstatus Updates
Im Folgenden versuche ich sehr vereinfachten darzustellen, wie sich der Zeitaufwand für Status Update Meetings und für asynchrone Statusupdates verteilt. Die Basis dafür habe ich dem folgenden Video von Christoph Magnussen entnommen:
Stellen wir uns also ein Projektteam eines klassischen Projekts mit sechs Personen (inkl. Projektleiter*in) vor. Zweiwöchentlich finden zweistündige Status-Meetings statt an denen alle 6 Personen teilnehmen.
Wie wir im obigen Video lernen, sprechen wir 2x schneller als das wir zuhören (und verstehen) können. Umgekehrt kann man also vereinfacht sagen, dass in einem 2h Status-Meeting maximal 50% des Inhalts verstanden werden kann. (Mir ist bewusst, dass es sich hier um eine sehr vereinfachte Darstellung handelt 😊)
2h Meeting x 6 Personen = 12h Zeitaufwand in jeder zweiten Woche für das Team; bei 50% verstandenem Inhalt.
Im Vergleich können wir aber 4x schneller lesen, als das wir schreiben. Nehmen wir also an, dass jedes Teammitglied innerhalb von zwei Wochen 20 Minuten Zeit aufwendet um den Fortschritt seines Arbeitspakets in MS Teams zu teilen. Nach der obigen Logik dauert es ca. 5 Minuten den Inhalt zu lesen und zu verstehen.
20min geschriebenes Update x 6 Personen = 2h Zeitaufwand für das Team zum Teilen der Informationen
5 min lesen x 5 Updates x 6 Personen = 2,5h Zeitaufwand für das Team zum Lesen und Verstehen
= 4,5h Zeitaufwand für das Team, ohne nennenswerten Informationsverlust.
Es würden also weitere 7,5h für die (asynchrone) Klärung von Unklarheiten oder Vertiefung zur Verfügung stehen, um auf den gleichen Zeitaufwand wie für ein Meeting zu kommen. Die Aufwände zur Vorbereitung und Nachbereitung des Meetings sind hier sogar noch außer Acht gelassen. Außerdem können derartige Updates sofort geteilt werden, wenn es einen nennenswerten Fortschritt gab, und es muss nicht erst bis zu dem Meeting gewartet werden. Das kann auch die Geschwindigkeit in einem Team erhöhen, bspw. wenn bestimmte Informationen für eine Entscheidung benötigt werden.
Aus meiner Sicht lässt sich eine derartige Kommunikation für reine Status-Update-Meetings und Informationsverteilung sehr effizient und auch deutlich effektiver abbilden, als in einem Meeting. Es gilt aber auch der Kommentar von Christoph Magnussen aus seinem Video: Je emotionaler das Thema, desto synchroner die Abstimmung dazu. Gerade für Retrospektiven sollte beispielsweise nicht auf Meetings verzichtet werden.
MS Teams Nutzung für Ad-hoc Kommunikation
Nehmen wir weiterhin an, dass die weitere Kommunikation im Projektteam via E-Mail verläuft, teilweise adressiert an alle Projektmitglieder teilweise nur ans einzelne. Es nimmt jeweils Zeit in Anspruch den richtigen Verteiler zu wählen, die Nachricht zu formulieren, ggf. die einzelnen Fragen (teilweise doppelte) und Antworten zu sammeln und wiederum einzeln darauf zu reagieren. Ggf. müssen im Nachhinein noch weitere Projektmitglieder die nicht im Verteiler waren hinzugenommen oder informiert werden, und andere, von denen der/die Sender*in nicht wusste, dass die Information für ihn/sie auch nützlich sein würde, bekommen die Information gar nicht.
Die Kommunikation in einem MS Teams Kanal hingegen ermöglicht einen transparenten Austausch. Das Schreiben der Nachricht nimmt genau so viel Zeit in Anspruch wie in einer E-Mail, die Auswahl des Verteilers entfällt, jedoch sollten die wirklich relevanten Adressat*innen mit @Mentions genannt werden, so dass hier auch ein ähnlicher Zeitaufwand generiert wird. Auf Fragen und Antworten kann sofort und transparent für alle reagiert werden (teilweise auch sehr zeitsparend mit einem Emoticon), so dass gleiche Fragen nicht doppelt gestellt und beantwortet werden müssen. Alle Teammitglieder haben Zugang zu den Informationen und die Diskussion lässt sich auch im Nachgang noch nachvollziehen. Auch hier sparen wir also viel Zeit und generieren zusätzlich den Nutzen der teamweiten Transparenz.
Grundlegende Regeln bei der Nutzung von MS Teams
Durch meine Coachings von verschiedenen Teams bei der Nutzung von MS Teams sowie durch mein Twitter Netzwerk habe ich viele Erfahrungen und Eindrücke gesammelt, wie die Nutzung von MS Teams für die Teilnehmer*innen wertvoll werden kann. Hier teile ich nun meinen Versuch, dieses in einigen grundlegenden Regeln zu formulieren
- Wenig Teams
Je weniger Teams ihr habt, desto besser oder andersherum: Je mehr Kolleg*innen eines Arbeitsbereichs gleichzeitig in einem Team arbeiten, desto transparenter. Ich habe gerne die Nutzung eines abteilungsweiten Teams als eine “trust-your-colleagues“ Option präsentiert.
Arbeiten alle Kolleg*innen bspw. einer Marketingabteilung für verschiedene Produktgruppen in einem Team, so können übergreifend Informationen ausgetauscht werden, z.B. über gute/schlechte Erfahrungen mit Agenturen oder neue Ansätze bei der Produktentwicklung, etc. Diese Transparenz bedingt ein großes Vertrauen im Team, dass mit den zur Verfügung stehenden Inhalten sorgsam umgegangen wird.
- Wenig Kanäle, abgestimmte Inhalte
Je weniger Kanäle in den einzelnen Teams genutzt werden, desto effizienter. Stellt euch vor, ihr müsst bei jeder Info, die ihr teilen wollt, erst lange überlegen ob sie in Kanal 1 oder Kanal 3 gehört. Das nervt nicht nur, es kostet auch Zeit.
Solltet ihr mehrere Kanäle nutzen, dann vereinbart zusammen im Team welche Infos in welche Kanäle gehören und weißt euch gegenseitig darauf hin, wenn ein Kanal falsch genutzt wird.
In einem meiner Teams haben wir unsere Kanäle beispielsweise an den Meetingtypen aus der Soziokratie angelehnt:- Allgemein (Standard Kanal in MS Teams) -> kurzfristige Absprachen bspw. wer an welchem Meeting teilnimmt, Urlaubsplanung, Azubi-Vorstellungen, etc.
- Synchronization -> Inhaltlicher Austausch über Themen und Projekte
- Governance -> Organisatorisches im Team wie Regeln, Rollen, etc.
- Inspiration -> interessante Ideen, Gedanken, Artikel
- Die Anforderung an verschiedene Kanäle kann von Team zu Team unterschiedlich sein. Im obigen Beispiel des Marketings könnte bspw. jedes Team einen öffentlichen Kanal haben genauso wie es einen Kanal für das Leadership Team geben könnte. Zusätzlich könnte es einen gemeinsamen Kanal “Inspirations” geben und ggf. einen gemeinsamen “Governance” Kanal. Ein „Allgemein” Kanal könnte für die Organisation von All-hands Terminen oder abteilungsweiten Ankündigen genutzt werden.
- Bevor ihr eine MS Teams Struktur aufbaut oder anpasst solltet ihr gemeinsam im Team abstimmen ob es sinnvoll ist. Werden neue Kanäle ohne Absprache angelegt oder neue Reiter in Kanälen zur Verfügung gestellt, dann wird schnell unklar wo der Nutzen liegt. Oft gibt es auch gute Ideen im Team, wie ein zusätzlicher Reiter oder Kanal vermieden werden kann.
- Einstellung der Kanalbenachrichtigungen
Wenn die ersten Punkte befolgt wurden, dann ist es wichtig in MS Teams die persönlichen Kanalbenachrichtigungen entsprechend der eigenen Interessen und Bedürfnisse einzustellen: Möchte ich über jede Nachricht in jedem Kanal benachrichtigt werden, mit Banner oder nur in den Aktivitäten? Möchte ich vielleicht einzelne Kanäle ausblenden?
Sind die Einstellungen zur eigenen Zufriedenheit vorgenommen, so wird man nur noch über die wirklich wichtigen Dinge informiert, behält aber weiterhin den Zugang zu den anderen Informationen.
Ich hatte beispielsweise die Benachrichtigung des “Inspirations”-Kanals deaktiviert, da ich hier nicht ständig sondern nur bei Bedarf Informationen bekommen wollte. - Vereinbarte Nutzung von @Mentions
Ein nächster und sehr wichtiger Schritt um eine Informationsflut zu verhindern ist die vereinbarte Nutzung von @Mentions im Team. Nichts ist nerviger als in irrelevanten Beiträgen verlinkt zu werden. Hier gilt aus meiner Sicht folgendes:
@Mentions sollen nur genutzt werden, wenn es entweder wichtig ist, dass die Adressat*innen die Information gelesen haben oder eine Reaktion/ein Feedback von den Adressat*innen eingeholt werden soll (bzw. eine Tätigkeit von den Adressat*innen erwartet wird).
Die Nutzung von Kanalmentions (@channel) und Teammentions (@Team) soll nur genutzt werden, wenn wirklich ALLE (!) Personen im Kreis adressiert werden sollen, ansonsten sollten persönliche @Mentions genutzt werden oder Team-Tags, falls sie in dem Team eingerichtet sind.
Für diejenigen die per @Mention adressiert wurden gilt, dass sie mindestens mit einer Reaktion via Emoticon reagieren, um zu signalisieren, dass sie die Nachricht wahrgenommen haben.
- Beiträge strukturieren
Um das scannen und lesen der Beiträge in einem Kanal einfacher zu machen empfehle ich zuerst jeden Beitrag mit einer aussagekräftigen Überschrift zu versehen. So mache ich es allen Teammitgliedern leichter einzuschätzen, ob die Information im Moment für sie/ihn relevant ist. (Das spart den Mitgliedern viel Zeit!)
Nutzt des weiteren Strukturelemente wie Absätze und Aufzählungen, sollte der Inhalt länger sein.
- Verzicht auf Teaminterne Emails
Sind die obigen Themen geklärt steht dem Verzicht auf teaminterne Emails nichts mehr im Wege und die Teamkommunikation wird deutlich transparenter für alle Mitglieder. Auch Emails die von Anderen an das Team adressiert werden können bei Bedarf über Teams besprochen und dann von einer Person beantwortet werden. Dazu nutze ich gerne die Kanal-Emailadresse und setze sie in BCC bei einer Antwort, die ich bspw. stellvertretend für das Team gebe. So sind alle über den Informationsfluss und die Wortwahl informiert. Hier ist zu beachten, dass die BCC Funktion verwendet wird um zu vermeiden, dass Personen außerhalb eures Teams euren Teamkanal per Email mit unpassenden Informationen fluten.
Fazit
- Asynchrone Kommunikation in MS Teams kann viel Zeit sparen
- Dafür sind Vereinbarungen im Team notwendig um die Effektivität herzustellen
- Mit einigen grundlegenden Regeln könnt ihr euch einige Stolpersteine ersparen und einen guten Start in die MS Teams Nutzung gestalten
Marc Dreier 